La scelta di prodotti e forniture alimentari, in particolar modo quelli freschi, è uno dei punti fondamentali ma spesso sottovalutati per le attività come Bar, Ristoranti, Macellerie, Negozi di Alimentari e chiunque operi nel settore Ho.Re.Ca.
Il mercato offre una notevole quantità di scelta e al responsabile dell’Attività orientarsi fra le differenti proposte, e scegliere quella giusta.
Se è vero che i clienti sono il cuore del tuo business, i fornitori sono una delle colonne portanti.
Per questo motivo scegliere il fornitore migliore è decisivo per un business del settore food.
In questo articolo abbiamo messo a disposizione la nostra esperienza come fornitori per farti capire tutto il processo di scelta anche “dall’altra parte”.
Prima di iniziare è importante una precisazione. Essendo Gusto&C. proprio un fornitore di gastronomia fresca all’ingrosso, è logico aspettarsi che proporremo anche i nostri servizi (e lo faremo, non temere!).
Ma attenzione: la scelta del fornitore non si esaurisce con la nostra tipologia di prodotto.
Oltre alla gastronomia fresca e al catering di piatti pronti, dovrai scegliere anche altre tipologie di prodotti fresci o conservati, secondo la tua Attività.
Dovrai approvvigionarti di beni durabili, macchinari, mobilia, perfino il tuo fornitore di energia elettrica è a tutti gli effetti un fornitore, e come tale dovrebbe essere trattato: instaurando cioè un rapporto di collaborazione e non solo un acquisto periodico.
Perciò, al di là del fatto che puoi avvalerti o meno dei nostri prodotti o servizi, i consigli restano validi qualsiasi sarà il campo in cui dovrai selezionare un fornitore.
I Rischi di una Valutazione Errata nella Scelta del Fornitore
Prima di vedere le diverse strategie e valutazioni per scegliere una fornitura, è bene concentrarsi sugli errori da evitare.
Ogni fornitura può essere durevole, deteriorabile o conservabile, a scadenza più o meno lunga: cibi freschi, cibi confezionati, cibi crudi da cuocere, prodotti surgelati, bevande che, una volta aperte, scadono (come il latte), ecc…
Dare per Scontate le Forniture Durevoli
Nella prima categoria rientrano macchinari, posaterie, arredi, frigoriferi e anche contratti con energia e gas.
Sono quelli più lunghi da scegliere, ma di cui ci si “dimentica” più in fretta.
Occorre cioè avere un approccio attivo anche su questa tipologia di forniture.
Valuta in prima istanza non solo il costo, ma anche l’assistenza post vendita, i servizi di riparazione (per i macchinari) senza trascurare la possibilità di cambiare fornitore, specie sul mercato libero dell’energia: la bolletta, carica dei costi della refigerazione è spesso una voce da considerare nei passivi di un’attività del food.
Non Curare il Magazzino
La normativa igienica prevede determinate norme da rispettare circa la conservazione degli alimenti (modalità di conservazione, limiti entro il quale bisogna buttare il prodotto, e via dicendo). Ma anche i prodotti durevoli non sono da trascurare. Un posto occupato nel magazzino significa una cosa sola: un costo. Per piccolo che sia, meglio ottimizzarlo: e quando il magazzino è grande, i costi lievitano.
L’immagazzinamento dei tuoi acquisti va fatto con rigore, senza impilare scatole recenti davanti a quelle più vecchie: per evitare che le precedenti forniture restino nel magazzino, magari fino a data di scadenza.
Un altro errore tipico è quello di comprare una fornitura beni deperibili o a breve scadenza maggiore di quello che effettivamente viene richiesto dai clienti.
Qui si arriva a un dilemma che tutti gli imprenditori del food conoscono:
Qual è il rischio maggiore?
- La mancata vendita derivante dalla scadenza del cibo
- Il costo dell’esubero di prodotti in rimanenza nel magazzino
- La mancata offerta: la tua vetrina è più povera e meno fornita di quanto effettivamente ci sarebbe bisogno.
Vediamo come risolvere ognuno di questi problemi.
Le Strategie per Acquistare il Necessario
Come fare per non sbagliare, ed evitare di comprare troppo o troppo poco?
Innanzi tutto le 3 principali famiglie dei prodotti di consumo per Bar, Ristoranti, Macellerie, Negozi di Alimentari, ecc.. sono:
- Prodotti di linea: ovvero quei prodotti indispensabili per lo svolgimento del servizio al cliente, con vendite costanti
- Prodotti di tendenza: i prodotti richiesti per influenza della moda del momento, soggetti spesso a un ciclo di vita breve, ma da potenziali alti guadagni
- Prodotti di nicchia: tutti quei prodotti di alto livello che soddisfano le richieste degli intenditori, ma che si vendono tendenzialmente sul lungo periodo o in brevi cicli
Inoltre ognuno di questi prodotti va trattato quindi diversamente anche secondo il suo ciclo di vendita:
- Cicli costanti: se il prodotto vende in modo costante avrai bisogno di un fornitore (magari anche più di uno) dove l’affidabilità e la qualità della consegna vengono al primo posto. Non potrai permettere che i tuoi prodotti di punta cambino sapore o tipo di ingredienti all’improvviso, e
- Cicli brevi: se offri prodotti nuovi, testando il gradimento o vuoi cavalcare una moda (magari passeggera), puoi concentrarti su offerte o richiedere una certa quantità di campioni o di fornitura di prova iniziale. In questo caso concentrati sulla qualità del prodotto e sulla possibilità di inserirlo in un ciclo costante di vendita, come se il prodotto è gradito dai tuoi clienti.
- Cicli lunghi: se il tuo prodotto vende raramente, in tempi dilatati.
Infine ogni prodotto ha un suo periodo di conservazione.
Parti con un’analisi del tuo magazzino e prova ad incasellare ogni tuo prodotto secondo ciclo di vendita e conservabilità.
Ti servirà più avanti.
Evitare la Mancata Offerta
La mancata offerta è uno sbaglio tipico dei principianti: per timore di comprare troppo, si compra troppo poco.
Può anche avvenire se il tuo prodotto è di linea o di tendenza e viene comprato a cicli brevi, poco prevedibili.
Il meccanismo è elementare: quando il cliente chiede un prodotto e tu non ce l’hai, manchi una vendita. Certo: non hai affrontato una spesa per comprarlo, ma non hai guadagnato dalla vendita.
Se l’errore pare veniale, considera però che se ripetuto troppo spesso potrebbe portare anche ad un abbandono della clientela: che inizierebbe a considerare la tua attività poco fornita, anche se magari il tuo prodotto era solo temporaneamente esaurito.
Ovviare a questo inconveniente è facile: evita un approvigionamento troppo ridotto, specie se i prodotti sono a lunga scadenza.
In più ribadisci sempre al cliente se il prodotto è solo temporaneamente esaurito, comunicagli quando tornerà disponibile. Inoltre è bene tener nota (e far tener nota a tuoi addetti al servizio) di ogni richiesta non soddisfatta: potrai scoprire che varrebbe la pena di rifornirsi di quei prodotti chiesti con una certa frequenza.
Evitare la Scadenza e l’Eccedenza
In questi due casi invece le cose si complicano: bisogna cioè valutare l’afflusso di clientela, le preferenze, le richieste e i picchi stagionali e infrasettimanali.
Fortunatamente i migliori software gestionali di magazzino oggi dispongono di uno storico di vendita, con grafici e dati di giacenza, vendita e fornitura, in modo da poterti dare una stima precisa dell’andamento del tuo magazzino e poter prevedere i flussi di rifornimento.
Questi dati andrebbero ricontrollati almeno ogni quadrimestre, in modo da poter variare con efficacia le forniture e approfittare di eventuali offerte, se davvero convenienti per i tuoi flussi di consumo.
Se non disponi di questi programmi, dovrai tenere traccia a mano o tramite i tuoi libri contabili o fogli excel: avrai un po’ più da fare o una visione più spannometrica, ma di solito almeno è sufficiente a tastare il polso della situazione.
Come Regolare i Tuoi Ordini
A partire dall’analisi del tuo magazzino e delle tue necessità, dividendo i prodotti per tipologia, scadenza e ciclo di vendita, ti suggeriamo alcune norme di massima, da adattare secondo il tuo caso specifico:
Di norma è meglio abbondare un poco con la fornitura di:
- Prodotti di linea (per esempio gastronomia fresca per un negozio di gastronomia, o carne per una macelleria)
- Prodotti a lunga scadenza
- Prodotti con cicli brevi di vendita e a media scadenza
- Prodotti di niccha a cicli brevi, ma con scadenza lunga
- Prodotti di linea con cicli costanti di vendita a breve scadenza (in questo caso è meglio rischiare di gettare via qualcosa che rimanere senza i cibi e le scorte fondamentali per la tua attività)
Si dovrebbe invece ordinare frequentemente, ma in quantità limitate:
- Prodotti a cicli brevi o lunghi a breve scadenza
- Prodotti di tendenza a breve scadenza (come può essere la gastronomia per una macelleria: un prodotto cioè richiesto ma che non fa parte dei prodotti usuali dell’attività)
In generale conviene fare piccoli ordini frequenti di tutte le scorte con scadenza breve e uso costante.
Per poter acquistare in modo intelligente, devi prima di tutto sapere con esattezza cosa vuoi offrire, i desideri del tuo target di riferimento, cosa non offre la concorrenza. L’analisi preventiva del tuo business ti aiuterà in maniera decisiva ad impostare il tuo lavoro.
È ovvio che se conterai sulla qualità, preferendo prodotti freschi, attrarrai più clientela che proponendo prodotti a lunga e lunghissima conservazione, tuttavia si tratta di merce che scade prima: effettuare una analisi accurata ti permetterà di evitare perdite economiche.
La Scelta del Fornitore: I 10 Punti da Valutare
Una volta analizzato il tuo magazzino e stese le tue necessità, si entra nel vivo della scelta del fornitore, colui che produce (e a volte ti consegna direttamente) la merce.
Uno degli errori è scegliere a prescindere il più economico.
Uno sbaglio che può costare caro alla tua attività.
Considera che il fornitore va considerato come un tuo collaboratore a tutti gli effetti: non ha investito capitale nel tuo business, ma da lui dipende la fornitura del tuo magazzino, e anche la qualità dei prodotti che offri ai clienti. Inoltre le vostre attività sono correlate e se vanno bene entrambe, entrambe guadagnano. Ragiona in termini di partnership e non solo in termini di fornitore-cliente.
Dunque come scegliere?
Ecco i 10 aspetti che dovrai valutare:
- Costo del Prodotto: se è davvero troppo conveniente, chiediti dove risparmia il tuo fornitore? Sui servizi post vendita? Sulla consegna? O sulla qualità delle materie prime e della lavorazione?
- Qualità del Prodotto: ovviamente prodotti di alta qualità incontrano maggiormente il gusto dei clienti più inclini a spendere, ma costano di più. La qualità non dovrebbe mai scendere sotto una certa soglia, altrimenti la tua Attività inizierà ad essere scelta solo per i bassi costi, e la guerra dei prezzi la vincono solo e soltanto le GDO.
- Qualità della Consegna: un prodotto consegnato in ritardo diminuisce la sua conservabilità, causa problemi nella gestione del magazzino e può causarti una mancata offerta al cliente. Chiediti inoltre se le consegne sono fatte direttamente dal fornitore o se dipendono da un corriere. In caso di problemi avrai a che fare con DUE fornitori (che probabilmente potranno giocare anche un po’ allo scaricabarile)
- Velocità nelle consegne: specie per i prodotti freschi e a breve scadenza. Velocità e flessibilità sono importanti: poter fare ordini piccoli e frequenti ti risparmia la necessità di avere un grande magazzino. Se i tuoi fornitori sono flessibili, questo è un vantaggio per te nel dare risposte veloci a eventuali cambiamenti della domanda dei clienti e a emergenze non previste.
- Affidabilità del fornitore:prima di scegliere questo o quel fornitore, fa’ una cosa tanto semplice quanto efficace: fa’ un giro di telefonate e informati. Il fornitore consegna puntualmente? I suoi clienti sono soddisfatti? Ha mai avuto discontinuità di servizio importanti in passato? È serio nella fatturazione? Sganciati dalla logica che giudica i fornitori semplicemente sulla base del costo e della qualità. L’affidabilità è altrettanto decisiva.
- Solidità economica del fornitore: hai per caso letto l’ultimo bilancio del tuo fornitore? (Se non sei capace, fatti aiutare dal tuo commercialista). Sta andando bene oppure le sue forniture sono a rischio, come il suo business?
- Capacità di problem solving davanti a qualche difficoltà: chiunque può avere dei problemi, fa parte del business ed è più che normale. La differenza è come vengono risolti: se con professionalità, ammettendo le proprie mancanze (e ricusando quelle che non lo sono) o se invece tenta di nascondere problemi o al contrario da troppo ragione a te in quanto cliente
- Eventuale disponibilità a collaborare con te per promuovere la tua visibilità
- Sconti sull’acquisto in grandi quantità
- Consulenza: spesso sottovalutata, ma molto importante perchè il tuo fornitore lo è anche di attività simili alla tua e può darti dei consigli importanti in molte fasi dell’ordine, delle caratteristiche dei prodotti e di come usarli al meglio
Tutti questi elementi sono importanti per poter selezionare una rosa di fornitori che vi garantisca prodotti e un servizio di qualità, in grado di soddisfare il vostro budget e i vostri tempi, oltre ovviamente a soddisfare la clientela.
Speriamo che questi consigli gratuiti ti siano utili: li abbiamo redatti per poterli applicare immediatamente.
Se cerchi prodotti di Gastronomia di qualità, sai che siamo a tua disposizione.
Per questo abbiamo pensato ad un’offerta specifica: prova i nostri prodotti per capire se fanno per i tuoi clienti e per la tua attività.
Dai un’occhiata all’offerta: può interessarti.
E usa i suggerimenti che ti abbiamo dato anche con noi, se vuoi sceglierci come fornitore!
